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Gtdagenda is the best way to keep your calendar organized.

Alright, planning things ahead is a difficult task. There are countless of applications out there that focuses on scheduling. If just writing things down is not sufficient and paper doesn’t cut it, then Gtdagenda (name says everything) is definitely what you’re looking for.

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The dashboard & organization.

Despite from the simple yet full-fledged interface, Gtdagenda hides loads of possibilities. Based on GTD™ template ideated by David Allen, it focuses on a three level organization. First we have tasks. The most important ones can be starred as “Next Actions” which have a higher priority among others. Tasks are grouped in Projects, which are then grouped into goals; so in order to achieve completion of one, you need to complete what’s “behind” it. To help out even more, there are Contexts; a really few number of applications ever implemented something like this, but none of them had a true utility. These are tissued with tasks, goals and projects working as categories to organize them even better.

Vision Wall

A picture values more than a thousand of words. This sentence reassumes perfectly Gtdagenda’s Vision Wall. The Vision Wall provides a blank space for uploading images related to your goals, thumbnail them and get an idea of what you’re working on and what to do next.

Gtdagenda (checklists)

Checklists.

Gtdagenda doesn’t limit to just mark-as-done, organize and stuff. It is a virtual planner, and for routine tasks here it comes the help of Checklists. A checklist is a set of actions that needs to be completed on a regular basis. Unlike tasks, they do not have priorities or due dates, working as a true calendar. During the week just tick the days when you managed to accomplish it and see how you performed.

Filtering options.

As long as there are a small number of activities, it’s easy to orientate. When things gets hard to break down, filters are there for helping. With all the options you can imagine, filters easily orders tasks on your criteria, but it doesn’t stop here; they can be saved for a later access to get view at a glance of what you need.

Integration tools.

Anyway, hardcore users rely on multiple services, such as Evernote for noting, Twitter as social network, Google Calendar for events. Gtdagenda has got you covered; once connected Evernote, notes are a click away from being attached to active projects, Twitter integration imports public mentions of your profile, while Calendar gets access to everyday planning. Mobile devices are supported too; Gtdagenda provides a mobile site ready for any device and native iPhone & Android apps on respective Stores.

Plus, Gtdagenda is fully compatible for printing, emailing, RSS feeds and iCal standards, for accessing tasks from third party applications; a feature to not underestimate if you work across multiple platforms.

The only (and furthermore subjective) defect might be the rendering time, since every link takes a few moments to load up. With a fast connection it isn’t a problem at all, but for users who go at slow speeds, waiting may get frustrating. In the complex though Gtdagenda is by far the best way to keep life organized and sort tasks out. Available as free and premium plans (even groups if not individual), it gives you the power you need when simplicity fails.

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In Italiano

Gestire le cose da fare non è un compito facile. Ci sono un numero sconfinato di applicazioni che si focalizzano sul pianificare, ma quando lo scrivere semplicemente le attività non è più sufficiente, Gtdagenda è esattamente quello che cercate. 

Dashboard e organizzazione

Al contrario della semplice interfaccia, Gtdagenda nasconde moltissime possibilità. Basato sul sistema GTD™ creato da David Allen, si focalizza su tre livelli di organizzazione.

Prima di tutto abbiamo le attività; queste sono raggruppate quindi in progetti che a loro volta i progetti sono raggruppati in obbiettivi. Perciò, per conseguire il completamento di uno, va completato ciò che lo “precede”. Seguono quindi i Contesti; poche app hanno provato ad integrare un tale sistema, ma nessuna di esse ne ha mai fatto raggiungere una vera utilità. I contesti funzionano come delle categorie, lavorando a stretto contatto sia con attività che progetti e obiettivi.

Vision Wall

Una foto vale più di mille parole. Un concetto che Gtdagenda ha ben assimilato con la Vision Wall. Essa fornisce uno spazio in cui caricare qualsiasi tipo di immagine da allegare agli obiettivi, creandone quindi delle anteprime per dare a colpo d’occhio l’idea di ciò a cui state lavorando.

Le checklist

Gtdagenda non si limita allo spuntare caselle di controllo. È un planner virtuale, e per le azioni di routine arrivano in aiuto le checklists. Una checklist è una azione ripetitiva (anche asincrona) che necessità di essere completata determinati giorni della settimana. A differenza delle attività vere e proprie, non hanno date di scadenza o priorità; basta spuntare i giorni prefissati in base al conseguimento o meno dell’azione in questione per poi vederne l’andamento in un grafico temporale.

Filtri.

Finché si ha un basso numero di cose da fare è semplice rimanere orientati. Quando ciò diventa difficile, basta fare affidamento sui filtri che, con un grandissimo numero di criteri disponibili, permettono facilmente di trovare quello che ci interessa. Non solo; volendo possono anche essere salvati per un accesso futuro.

Integrazione.

Gli utenti hardcore fanno spesso affidamento su più piattaforme, come Evernote per le note, Twitter per social networking e Google Calendar per gli eventi. Gtdagenda si integra perfettamente con ognuno; una volta connesso Evernote, le note possono essere allegate ai progetti in pochi click, con Twitter si è in grado di importare i tweet pubblici che menzionano il nostro profilo e Calendar per vedere subito il calendario senza cambiare pagina web. 

I dispositivi mobili sono anch’essi supportati; Gtdagenda dispone di una versione mobile adatta a qualunque smartphone e un’app nativa per iPhone e Android sui rispettivi Store. 

In aggiunta, Gtdagenda è pienamente compatibile con stampa, email, feed RSS e standard iCal per l’accesso mediante applicazioni di terze parti, funzionalità da non sottovalutare per coloro che usano più piattaforme.

L’unico difetto riscontrato (e per di più soggettivo) è il tempo di rendering, poiché ogni link impiega diversi attimi per caricare. Con una connessione Internet rapida non è un problema, ma a velocità più basse ciò può essere frustrante.

Nel complesso comunque Gtdagenda è senza dubbio perfetta per tenersi organizzati ed un modo eccellente per pianificare il nostro calendario. Disponibile in piani gratuiti e premium a pagamento, è in grado di fornire tutta la potenza necessaria quando la semplicità fallisce.

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